ЛЕГАЛІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ ТА АПОСТИЛЬ

Що таке легалізація?

Для визнання та прийняття за кордоном до розгляду документів виданих в Україні, їх необхідно легалізувати. Дана вимога застосовується також до іноземних документів, які є в обігу в Україні.

Легалізація документу – це підтвердження дійсності підпису посадової особи займаній посаді та печатки уповноважених органів державної влади з метою використання документу на території іншої держави. Легалізація не підтверджує змісту документа.

Що таке апостиль?

Апостиль – спеціальний штамп, що відповідно до Гаазької конвенції про скасування вимог легалізації іноземних офіційних документів, (підписана 5 жовтня 1961 року, в Україні набула чинності 22 грудня 2003 року), проставляється на офіційних документах, виданих в установах і організаціях країни учасника Гаазької конвенції, і не вимагає подальшого завірення чи легалізації, визнається офіційними органами всіх держав-учасниць Конвенції.
Апостиль засвідчує дійсність підпису та компетенцію особи, що підписала (видала) офіційний документ, а також, в окремих випадках, дійсність штампа або печатки, що скріплює документ.

Перелік держав, що підписали Гаазьку конвенцію, яка скасовує вимогу легалізації іноземних

офіційних документів (1961 р.)

• Австралія • Австрія
• Азербайджан • Албанія
• Андорра • Антигуа і Барбуда
• Аргентина • Багами
• Барбадос • Беліз
• Бельгія (застосовується чинний порядок легалізації документів) • Білорусь*
• Болгарія * • Боснія та Герцеговина *
• Ботсвана • Бруней
• Венесуела • Вірменія*
• Гондурас • Гренада
• Греція • Домініканська Республіка
• Еквадор • Ель Сальвадор
• Естонія * • Ізраїль
• Індія • Ірландія
• Ісландія • Іспанія
• Італія • Казахстан *
• Китай, Гонконг • Китай, Макао
• Кіпр • Колумбія
• острови Кука • Латвія *
• Лесото • Литва *
• Ліберія • Ліхтенштейн
• Люксембург • Маврикій
• Македонія • Малаві
• Мальта • Маршалові острови
• Мексика • Монако
• Намібія • Нідерланди
• Ніує • Нова Зеландія
• Норвегія • Панама
• Південна Африканська Республіка • Польща
• Португалія • Російська Федерація *
• Румунія * • Самоа
• Сан Марино • Свазіленд
• Сейшели • Сент-Вінсент і Гренадіни
• Сент-Кіттс і Невіс • Сент-Лусія
• Сербія і Чорногорія * • Словацька Республіка
• Словенія • Сполучене Королівство Великобританії та Північної Ірландії
• Сполучені штати Америки • Сурінам
• Тонга • Тринідад і Тобаго
• Туреччина • Угорщина *
• Україна • Федеративна Республіка Німеччина (застосовується чинний порядок легалізації документів)
• Фіджі • Фінляндія
• Франція • Хорватія
• Чеська Республіка * • Швейцарія
• Швеція • Японія

* Країни, з якими Україна підписала договори про правову допомогу, що скасовують вимогу легалізації офіційних документів про освіту.

Перелік
міжнародних договорів України про правову допомогу, відповідно до яких усі офіційні документи, видані компетентними органами однієї Договірної Сторони, приймаються без будь-якого додаткового засвідчення на території іншої Договірної Сторони

1. Договір між Україною та Республікою Болгарія про правову допомогу в цивільних справах 2004 року;
2. * Договір між Україною і Республікою Грузія про правову допомогу та правові відносини у цивільних та кримінальних справах 1995 року;
3. Договір між Україною і Естонською Республікою про правову допомогу та правові відносини у цивільних та кримінальних справах 1995 року;
4. Договір між Україною і Латвійською Республікою про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних та кримінальних справах 1995 року;
5. Договір між Україною і Литовською Республікою про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних і кримінальних справах 1993 року;
6. ** Договір між Україною та Республікою Македонія про правову допомогу в цивільних справах 2000 року;
7. Договір між Україною і Республікою Молдова про правову допомогу та правові відносини у цивільних і кримінальних справах 1993 року;
8. Договір між Україною і Республікою Польща про правову допомогу та правові відносини у цивільних і кримінальних справах 1993 року;
9. Договір між Україною і Румунією про правову допомогу та правові відносини в цивільних справах 2002 року;
10. Договір між Україною і Республікою Узбекистан про правову допомогу і правові відносини у цивільних і сімейних справах 1998 року;
11. Договір між Україною і Чеською Республікою про правову допомогу і правові відносини у цивільних справах 2001 року;
12. Договір між Союзом Радянських Соціалістичних Республік і Федеративною Народною Республікою Югославія про правову допомогу у цивільних, сімейних і кримінальних справах 1962 року (у відносинах із Сербією);
13. * Конвенція про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних та кримінальних справах 1993 року.
* у відносинах з Грузією документи податкових органів можуть бути звільнені від легалізації на підставі міжнародних договорів України, укладених у податковій сфері.
** у відносинах з Македонією документи податкових органів можуть бути звільнені від легалізації на підставі договорів України, укладених у податковій сфері.

Апостиль може не використовуватися, якщо існують правові підстави, що скасовують або спрощують легалізацію документа виданого окремою державою.

 

Порядок проставлення апостилю в Україні

Відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України «Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів» від 18.01.2003 р. № 61 (Із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ N 1109 від 20.10.2011), апостиль проставляється:

 

  • Міністерством освіти і науки України – на офіційних документах, виданих навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами і організаціями, що стосуються сфери освіти і науки;

До таких документів відносяться: дипломи про освіту, сертифікати про присвоєння вчених звань, атестати, довідки з навчальних закладів, навчальні плани та інші;

  • Міністерством юстиції України – на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України.

До таких документів відносяться: свідоцтва, видані органами державної реєстрації актів цивільного стану, витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, документи, які засвідчені нотаріусами, судові рішення та довідки.

- Державною реєстраційною службою України – на документах, що видаються цією Службою та структурними підрозділами територіальних  органів Міністерства юстиції, що забезпечують реалізацію повноважень Державної реєстраційної служби.

  • Міністерством закордонних справ України – на всіх інших видах документів.

 

Процедура проставлення апостиля на офіційних документах, складених на території України і призначених для використання на території інших держав, регулюється Правилами, затвердженими Наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства юстиції України від 05.12.2003 року №237/803/151/5.

Перед проставленням апостилю або легалізацією документів, необхідно переконатися, що документ правильно оформлений: на ньому має бути розбірливий підпис офіційної особи, яка видала документ, також на документі повинна бути зазначена посада, прізвище, ім’я та по батькові посадової особи. Повинна стояти дата видачі документа.

Апостиль не проставляється:
- на документах, виданих закордонними дипломатичними установами України;
- на адміністративних документах, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій;
- на оригіналах, копіях і фотокопіях паспортних документів, військових квитків, трудових книжок, пенсійних книжок, прав водія, характеристик, посвідчень особи, профспілкових квитків, документах про приналежності станам і віросповіданням, дозволах на носіння зброї, свідоцтвах про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), нормативно-правових актах, роз’ясненнях і правових висновках, що стосується їхнього застосування, документах, що носять характер переписки.


Як виглядає апостиль і яким чином його ставлять?
Апостиль – це свого роду печать або штам, в якому (обов’язково мають бути) зазначено 10 пунктів: країна і місце видачі документа, місце проставлення апостиля, номер і дата видачі апостиля, підпис посадової особи, яка видала апостиль.
Апостиль ставиться на будь-якому місці документу вільному від тексту, або зі зворотної сторони. Допускається також проставляння апостилю на окремому аркуші, але при цьому він має бути скріплений (прошитий) з аркушем документу ниткою (допускається будь-який колір нитки) або спеціальним тонким шнуром/стрічкою а також пронумерований.

Подвійний апостиль

За вимогою посольств окремих країн може знадобитися подвійне апостилювання. Ряд країн (Швейцарія, Австрія, Бельгія та деякі інші) при оформленні пакетів документів для виїзду громадян України на навчання, для укладення шлюбу з громадянами цих країн та ін. вимагають так званого подвійного апостилювання. Це означає, що треба проставляти апостиль як на документах, так і на нотаріально завірених (засвідчених) перекладах цих документів. При цьому процедура апостилювання передбачає спочатку проставляння апостилю на оригіналах документів, а після їх перекладу і нотаріального завірення (засвідчення) перекладів – на нотаріально завіреному (засвідченому) тексті перекладу документів.

 

Список документів, на яких може бути проставлений штамп «Апостиль»:

Документи з органів реєстрації актів громадянського стану:
* свідоцтво про народження;
* свідоцтво про шлюб;
* довідка про сімейний стан;
* свідоцтво про розлучення;
* довідка про укладення шлюбу із РАГСу;
* довідка про народження дитини із РАГСу;
* довідка про зміну імені, прізвища, по батькові із РАГСу;
* свідоцтво про смерть;

Примітка: документи, які видані РАГСом (свідоцтва про народження, смерть, шлюб і т.д., довідка про сімейний стан, архівна довідка), підлягають легалізації в обласному управлінні юстиції тієї області, де перебуває РАГС. Тільки після обласного управління документи, які видані РАГСом, апостилюються у Мін'юсті.

Документи з органів Міністерства Внутрішніх Справ:
* довідка про відсутність судимості;
* довідка про відсутність судимості з Апостилем для дії в Іспанії;

Документи з органів комунальних служб:
* довідка з місця проживання (ЖЕК, ЖЕУ, Комунальне підприємство, житловий кооператив, районний виконавчий комітет й ін.);

Документи з органів нотаріату:
* дозвіл на виїзд дитини від батька/матері (колишнього чоловіка/жінки);
* довіреності;
* нотаріальні копії документів (рішення суду);
* нотаріальні копії документів юридичної особи (свідоцтва про реєстрацію, ліцензію), підприємця, копії дипломів, атестатів;
* довідок з податкових органів і т.д.;
* Cтатутні документи, а також зміни та доповнення до них (за умови наявності відмітки та печатки реєстраційної палати або податкового органу, а також підпису посадової особи реєстраційної палати);

 

Документи з навчальних закладів:
* Атестат, диплом, додатки, видані Міністерством Освіти та Науки України;
* Dichiarazione di valore на атестат і диплом з додатками (для Італії);

Документи з органів охорони здоров'я:
* Медична довідка з печаткою обласного Управління охорони здоров'я та міністерства охорони здоров'я;

Примітка: Медичні довідки для тих, хто виїжджає за кордон оформлюються у поліклініках по місцю реєстрації особи, стандартної форми 079 або 082. На довідці повинна бути проставлена печатка з ідентифікаційним кодом поліклініки. Після цього на довідці проставляється печатка обласного або міського управління охорони здоров'я та печатка Міністерства охорони здоров`я і далі проставляється Апостиль.